Open Bee コネクター
Open Bee コネクターノードを使用すると、人気のデジタルプラットフォームであり、インテリジェントなドキュメント管理システムであるOpen Beeにドキュメントを配信することができます。ドキュメントは自動化されたワークフロー経由でOpen Beeに送信することも、複合機パネルから直接Open Beeにログインすることもできます。
注: Open Bee コネクターを使用するには、Open Beeアカウントが必要です。
Open Bee コネクターノード プロパティウィンドウを開くには、Open Beeの出力ノードをワークフローに追加し、ダブルクリックします。
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[有効] - 現在のワークフローでこのノードを有効にするには、このフィールドのチェックボックスをオンにしてください。チェックボックスを空白のままにすると、ワークフローはこのノードを無視し、ドキュメントはノードが存在しないかのように処理されます。無効化されたノードは、ロジックやエラー条件をチェックしないことに注意してください。
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[名前] - このフィールドにはノード名が既定で設定されます。この名前はワークフロー内のノードアイコンの下に表示されます。このフィールドを使用して、ワークフロー内でのノードの用途を示すわかりやすい名前を指定してください。
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[説明] - このノードの説明を任意で入力してください。説明を入力することで、ワークフローにおけるノードの目的を把握したり、ノード同士を区別するのに役立ちます。説明が長い場合は、フィールド上にマウスを移動すると、内容全体を読むことができます。
ボタン
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[メタデータ] - メタデータブラウザー ウィンドウにアクセスするには、このボタンをクリックします。
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[ヘルプ] - Dispatcher Phoenixオンラインヘルプにアクセスするには、このボタンをクリックします。
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[保存] - ノード定義を保存してウィンドウを終了するには、このボタンをクリックします。
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[キャンセル] - 変更を保存せずにウィンドウを終了するには、このボタンをクリックします。
Open Beeへの接続
Open Bee コネクターに接続するには、次の手順を実行します。
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[接続] 領域の [サーバーアドレス] フィールドにOpen BeeサーバーのURLを入力します。
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ドロップダウンを使用して、使用する [認証方法] を選択します。
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[ユーザー資格情報]オプションを選択した場合は、 [ユーザー名] と [パスワード] フィールドに有効なユーザー名とパスワードを入力し、Open Beeサーバーに接続してください。[APIキー]オプションを選択した場合は、 [APIキー] フィールドにOpen Beeサーバーに関連付けられたAPIキーを入力してください。APIキーの詳細については、 Open Bee オンラインヘルプ をご確認ください。
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必要に応じて、 [接続タイムアウト] フィールドの値を更新してください。このフィールドは、ノードがOpen Beeサーバーへの接続を確立しようとする最大秒数を決定します。指定された時間内に接続が確立されない場合、接続試行は終了します。
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ログインするには、 [ログイン] ボタンを選択します。
ログイン後、[ログイン]ボタンは [ログアウト] ボタンに変わり、残りの構成フィールドは自動的に入力されます。
Open Bee コネクターの設定
接続したら、ファイリング設定とドキュメントを保存するフォルダーを選択できます。以下の手順に従ってください。
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[ファイリング]領域で、 [ファイリングルール] ドロップダウンからファイリングルールを選択してください。 [更新] ボタンをクリックすると、最新のオプションでフィールドを更新できます。ファイリングルールを選択すると、追加のファイリングルールフィールドが自動的に入力されます。必要な情報があれば、ファイリングルールフィールドに入力してください。
注:
- このフィールドでは、複数選択が可能なリストと、[リストに追加]オプションを使用したファイリングルールの構成はサポートされていません。
- Open Bee ユーザーおよびグループメタデータは、ノードまたはインデックスフォームではサポートされていません。
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[ドキュメントの説明] フィールドに説明を入力します。
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フォルダーブラウザー領域で、ドキュメントを配信するフォルダー、またはサブフォルダーを選択します。 [パス] フィールドにフォルダーパスを入力することもできます。存在しないフォルダーパスを入力した場合は、Open Bee サーバーにフォルダーが作成されます。
注:
- すべてのファイリングルールおよびフォルダーブラウザーフィールドはメタデータをサポートします。
- フォルダーパスを含むファイリングルールを設定した場合、[フォルダーパス]フィールドは読み取り専用となり、編集できなくなります。ドキュメントは、ファイリングルールで定義されたフォルダーパスに従って配信されます。
オプション
フォルダーブラウザー領域の右上にある [オプション] ボタンを使用して、フォルダーの表示方法を設定したり、新しいフォルダーを追加したりできます。ドロップダウンメニューには、各オプションのショートカットキーが含まれています。
- [ドキュメントを表示] - フォルダー参照ビュー内でファイルを表示するには、このオプションを選択します。
- [ツリービューを表示] - フォルダー構造全体をツリービューで表示するには、このオプションを選択します。
- [新しいフォルダーを作成] - Open Bee で現在選択されているフォルダーパスに新しいフォルダーを作成するには、このオプションを選択します。[新しいフォルダーを作成]ウィンドウが表示されます。フォルダー名とフォルダーの説明を入力できます。
- [更新] - Open Beeのフォルダーブラウザー表示(ツリービューの表示またはファイルの表示)を更新するには、このオプションを選択します。
ドキュメントを新しいフォルダーに送信する
Open Beeでスキャン先の新しいフォルダーを作成するには、 [オプション] ドロップダウンメニューから [新しいフォルダー] オプションを選択するか、 [Ctrl] + [Shift] + [N] を押します。
表示された[新しいフォルダーの作成]ウィンドウで、 [名前] フィールドに新しいフォルダーの名前を入力し、 [説明] フィールドにフォルダーの説明を入力します。次に、 [作成] ボタンを選択します。新しく作成されたフォルダーがフォルダービューに表示されます。
ファイル名の制限
ファイル名には次の制限が適用されます。
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ファイル名の先頭または末尾のスペースは自動的に削除されます。
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印刷できない文字(タブ、改行など)をファイル名に含めることはできません。
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<>:"/\|?*は使用しないでください。これらの文字はファイルの作成時に自動的に削除されます。
Open Bee コネクターサービス インデックスフォームの作成
ワークフローにサービスアカウントインデックスフォームを設定すると、ユーザーはスキャンを開始する前に単一のOpen Beeアカウントに自動的にログインします。複合機で Open Bee コネクター ノードをカスタマイズできるインデックスフォームを作成するには、以下の手順に従います。
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ワークフローに Open Bee コネクター ノードが含まれていることを確認します。
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ノードのドロップダウンを使用して、使用する 認証方法 を選択します。
重要! 暗号化を確実にするために、インデックスフォームを設定する前に、ノードにユーザー認証情報またはAPIキーを入力することをお勧めします。インデックスフォームに直接入力されたパスワードとAPIキーは暗号化されません。
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[ユーザー認証情報]オプションを選択した場合は、 [ユーザー名] と [パスワード] フィールドに有効なユーザー名とパスワードを入力し、Open Beeサーバーに接続してください。[APIキー]オプションを選択した場合は、 [APIキー] フィールドにOpen Beeサーバーに関連付けられたAPIキーを入力してください。APIキーの詳細については、Open Beeオンラインヘルプ をご確認ください。
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ワークフローウィンドウで、ツールバーの [フォーム] ドロップダウンをクリックし、 [新規インデックスフォームの作成] を選択して、次の図のようにインデックスフォームビルダーを開きます。
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ポップアップで [空白のインデックスフォーム] オプションを選択します。次に、 [Open Bee コネクター Service Account] ボタンをインデックスフォームビルダーの作業領域にドラッグします。次の図のように、いくつかのフィールドにデータが入力されます。
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ログイン方法としてAPIキーを使用する場合は、[APIキー]コンポーネントを選択し、 [既定値] フィールドにOpen BeeアカウントのAPIキーを入力します。ログイン方法としてユーザー認証情報を使用する場合は、 [ユーザー名] と [パスワード] コンポーネントを選択し、それぞれのフィールドに適切な値を入力します。
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ワークフローのニーズに応じて、指定されたフィールドに追加情報を入力します。
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検証して保存し、インデックスフォームビルダーを閉じます。
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インデックスフォームを、 複合機パネル ノード、 バッチインデックス ノード、 DPモバイル ノードなどのインデックスフォームをサポートするノードに接続します。
注:
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フォルダーパスが事前設定されているルールのインデックスフォームを使用する場合、フォルダーブラウザーに引き続きアクセスできますが、フォルダーブラウザーパスへの変更は、ルールで定義されているフォルダーパスによって上書きされます。
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インデックスフォームにはページが複数ある場合があります。
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[リストのパフォーマンスモードを有効にする]が有効になっているリストを含むインデックスフォームは、複合機ではサポートされません。
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リストへの手動追加を許可するリストを含むファイリングルールを持つインデックスフォームは、複合機ではサポートされていません。
Open Bee コネクターユーザーアカウントインデックスフォームの作成
ワークフローにユーザーアカウントインデックスフォームが設定されている場合、スキャンと送信を開始する前に、複合機でOpen Beeアカウントにログインするよう求められます。複合機で Open Bee コネクター ノードをカスタマイズできるインデックスフォームを作成するには、以下の手順に従います。
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[Open Bee コネクターユーザーアカウント] ボタンをクリックし、インデックスフォームビルダーの作業領域にドラッグし、Open Bee コネクターサービス インデックスフォームの作成 の手順1～4に従います。
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事前設定されたアーカイブフィールドなどの追加情報を入力します。
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検証して保存し、インデックスフォームビルダーを閉じます。
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インデックスフォームを、複合機パネルノードやWebキャプチャノードなどのインデックスフォームをサポートするノードに添付します。
注:
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フォルダーパスが事前設定されているルールのインデックスフォームを使用する場合、フォルダーブラウザーに引き続きアクセスできますが、フォルダーブラウザーパスへの変更は、ルールで定義されているフォルダーパスによって上書きされます。
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インデックスフォームにはページが複数ある場合があります。
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[リストのパフォーマンスモードを有効にする]が有効になっているリストを含むインデックスフォームは、複合機ではサポートされません。
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リストへの手動追加を許可するリストを含むファイリングルールを持つインデックスフォームは、複合機ではサポートされていません。
複合機でのOpen Beeインデックスフォーム
Open Bee コネクターにインデックスフォームを設定すると、ユーザーはアカウント認証情報を入力し、アーカイブを閲覧し、必要な追加情報を追加できるようになります。複合機パネルでOpen Bee コネクターを使用するには、以下の手順に従います。
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複合機で、Open Bee コネクターと、すでに構成したインデックスフォームに関連付けられたノードを含むワークフローを開きます。
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適切に事前設定されたサービスアカウントフォームを使用してインデックスフォームを作成した場合、自動的にログインされます。ユーザーアカウントフォームを使用してインデックスフォームを作成した場合は、ユーザー名とパスワードが事前設定されていない場合、入力する必要があります。その後、 [ログイン] を選択します。[ファイリングルールの選択]画面が表示されます。
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ファイリングルールを選択し、追加情報を入力してください。フォルダーパスを含むルールを選択した場合、[フォルダーパス]フィールドに入力された内容は上書きされます。以下の通知が表示されます。
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次の図のように、 ファイリングルールフィールド に必要な情報を入力します。
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[コピー] ボタンを選択して、ドキュメントのアップロードを開始します。